1. 訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、DEscriptION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

　　2. 打制完上述內(nèi)容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。

　　二、收到貨主正式單據(jù)后進(jìn)行審單。

　　1. 單證必須齊全。

　　貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本(售貨確認(rèn)書、形式發(fā)票)、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件。

　　2. 如果貨主提供的單據(jù)已繕制好，可以從以下方面審核：

　　A、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。

　　B、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致(合同金額不小于發(fā)票金額)。

　　C、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號是否一致。

　　D、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號是否一致。

　　E、正本單據(jù)不許有任何涂改。

　　F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。

　　3. 如果貨主提供的單據(jù)空白，可按下列項目繕制：

　　A、裝箱單主要填制的內(nèi)容為麥頭、發(fā)票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重。

     B、發(fā)票主要填制的內(nèi)容為嘜頭、合同號、發(fā)票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數(shù)量、單價、總價。

　　三、轉(zhuǎn)報關(guān)單據(jù)。

　　接到船公司集港通知后，取回下貨紙。在集港前一天下午3時前，電話同港務(wù)局貨運科做集港計劃，制下貨小條(一式三聯(lián))。

　　A、轉(zhuǎn)至報關(guān)行的單據(jù)有，裝箱單、發(fā)票、合同、委托報關(guān)協(xié)議、報關(guān)單、下貨紙、聯(lián)系單(一式兩聯(lián))、海關(guān)監(jiān)管條件涉及的證件，上述單據(jù)各1份。

　　B、編號為1、2、3的單據(jù)必須由貨主提供。

　　C、委托報關(guān)協(xié)議(副本也可以)，用規(guī)定格式加蓋出口單位公章，填上相應(yīng)內(nèi)容。

　　D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎(chǔ)上，在相應(yīng)的位置補充船名、航次、提單號，貨物描述需用中文加以標(biāo)識，報關(guān)只需提供裝貨單收貨單留底聯(lián)，每一聯(lián)的右上角都應(yīng)加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應(yīng)蓋有該條船船代的簽章。

　　E、聯(lián)系單。聯(lián)系單是代理人與報關(guān)行聯(lián)系的單據(jù)，上面列明代理人轉(zhuǎn)給報關(guān)行何種單據(jù)及份數(shù)，將單據(jù)轉(zhuǎn)至報關(guān)行前，應(yīng)填好一式兩聯(lián)的聯(lián)系單，單據(jù)轉(zhuǎn)至報關(guān)行后，其中一聯(lián)應(yīng)有報關(guān)行相關(guān)人員的簽字，以備存檔。

　　F、合同、裝箱單、發(fā)票、報關(guān)單、許可證、商檢證轉(zhuǎn)至報關(guān)行前應(yīng)有留底。

　　四、確認(rèn)提單。

　　A、繕制提單前應(yīng)注意貨主有無特殊要求，一般情況下，貨主都會在委托中注明。

　　B、如要求在提單中顯示"SHIPPED ON BOARD"簽單時，應(yīng)注意上、下簽章(其中之一應(yīng)簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊)。

　　C、如果涉及倒簽、預(yù)借，應(yīng)事先與船公司確認(rèn)好是否能接受，如果可以接受，應(yīng)填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回后再由代理人提供給相關(guān)船公司。