1. 訂艙單用下貨紙根據貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、DEscriptION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

　　2. 打制完上述內容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。

　　二、收到貨主正式單據后進行審單。

　　1. 單證必須齊全。

　　貨主必須提供的單據有：合同副本(售貨確認書、形式發票)、正本裝箱單至少一份、正本發票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關監管條件還必須提供相應證件。

　　2. 如果貨主提供的單據已繕制好，可以從以下方面審核：

　　A、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的尺碼、重量是否一致。

　　B、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的金額以及幣種是否一致(合同金額不小于發票金額)。

　　C、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的發票號是否一致。

　　D、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的合同號是否一致。

　　E、正本單據不許有任何涂改。

　　F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。

　　3. 如果貨主提供的單據空白，可按下列項目繕制：

　　A、裝箱單主要填制的內容為麥頭、發票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規格、數量、毛重、凈重。

     B、發票主要填制的內容為嘜頭、合同號、發票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數量、單價、總價。

　　三、轉報關單據。

　　接到船公司集港通知后，取回下貨紙。在集港前一天下午3時前，電話同港務局貨運科做集港計劃，制下貨小條(一式三聯)。

　　A、轉至報關行的單據有，裝箱單、發票、合同、委托報關協議、報關單、下貨紙、聯系單(一式兩聯)、海關監管條件涉及的證件，上述單據各1份。

　　B、編號為1、2、3的單據必須由貨主提供。

　　C、委托報關協議(副本也可以)，用規定格式加蓋出口單位公章，填上相應內容。

　　D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎上，在相應的位置補充船名、航次、提單號，貨物描述需用中文加以標識，報關只需提供裝貨單收貨單留底聯，每一聯的右上角都應加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應蓋有該條船船代的簽章。

　　E、聯系單。聯系單是代理人與報關行聯系的單據，上面列明代理人轉給報關行何種單據及份數，將單據轉至報關行前，應填好一式兩聯的聯系單，單據轉至報關行后，其中一聯應有報關行相關人員的簽字，以備存檔。

　　F、合同、裝箱單、發票、報關單、許可證、商檢證轉至報關行前應有留底。

　　四、確認提單。

　　A、繕制提單前應注意貨主有無特殊要求，一般情況下，貨主都會在委托中注明。

　　B、如要求在提單中顯示"SHIPPED ON BOARD"簽單時，應注意上、下簽章(其中之一應簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊)。

　　C、如果涉及倒簽、預借，應事先與船公司確認好是否能接受，如果可以接受，應填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回后再由代理人提供給相關船公司。