電話在辦公時用的太普遍了。即使是同一個樓層，有時候也要打個電話。一是效率，其實主要還是懶。
1. 如何接聽電話

在公司接聽電話時，一般要先報上自己的姓名與公司名稱，
比如：
This is Rita Chang of ABCTrading Company.
（這里是ABC公司的Rita Chang。）

或者也可以說：
ABCTrading Company.Can I help you?
（ABC貿易公司，我能為你作些什麼嗎？）

如果接聽的是分機，要報上自己部門的名稱，比如：
ABCTrading Company,Overseas Sales Department.Can I help you?
（ABC貿易公司海外銷售部。我能為你作些什麼嗎？）

打電話一方聽到這樣的話後，要告訴對方自己想找的人：
I'd like to speak to Mr.Brown,please.
（麻煩一下，我想和Brown先生講話。）

或者告訴對方自己要轉的分機號：
Could I have extension 321,please?
（請轉接分機321。）

如果想轉接某個部門，而非具體某個人時，可以說：
I'd like to speak to someone in the Personnel Department.
（我想和人事部的人講話。）

如果接聽者即是打電話者要找的人，可以間單地回答：
Speaking.
（我就是，請講。）

如果想了解對方打來電話的目的，千萬不要問：
Why are you calling?
（為什麼給我們打這個電話？）

因為這樣極其不禮貌。恰當的說法是：
What is this call regarding?
（您打這個電話是關於什麼事情呢？）

這實際便是電話談話的開場白，雙方可以從這里開始進入正題了。


2. 如何結束電話交談
用電話交談時，只能聽到對方的聲音而看不到對方的表情或姿態。因此，要想結束電話交談，事先記住一些慣用的表達辭句，是極為重要的。如果打電話的人較熟悉，可以說一句：
Is there anything else I can do for you?
（還有什麼我可以幫忙的嗎？）

來結束通話。如果你認識對方家人，不妨加上這樣的問候：
Say hello to your folks.
（請代向你家人問安。）

這樣會增進彼此的情誼。如果你答應給別人傳話，可以說：
Then I'll make sure he gets your message.
（我一定會轉達您的話。）

如果接待的是你的客戶，也可以使用一些慣用的客套話，比如：
Thank you for calling.
（謝謝您打電話來。）

Nice talking to you.
（很高興與你通話。）

Hope to see you again soon.
（希望近日還能見面。）

如果你是打電話的一方，可以這樣結束通話：
That's all I have to say for now.
（這就是我現在所要講的。）

Thank you for your trouble.
（謝謝，麻煩您了。）

Well-I'll call you again later.
（我會再打電話給您。）

掌握了以上這些結束通話的方法，你就可以從從容容地結束通話了。